Zacznij od mapy punktów smarowania
Zanim wyślesz pierwsze zapytanie, wypisz punkty, w których smar może mieć kontakt z produktem. Zwykle są to łożyska przenośników, napędy linii pakujących, napełniarki i zawory. Dla każdego punktu zapisz producenta maszyny, typ łożyska lub przekładni oraz obecnie stosowany środek. Te dane skracają rozmowę z dostawcą z kilku telefonów do jednej wiadomości.
Osobno oznacz punkty bez ryzyka kontaktu, bo tam wystarczy smar H2 albo zwykły środek przemysłowy, często tańszy. Rozdzielenie stref pozwala nie przepłacać za dopuszczenie, którego dany węzeł nie potrzebuje. Jednocześnie ogranicza ryzyko pomyłki, gdy konserwator sięga po pierwszą tubę z półki.
Co wpisać w zapytaniu ofertowym
Dobre zapytanie zawiera komplet parametrów, bo dostawca nie będzie zgadywał. Im precyzyjniej opiszesz warunki, tym mniej ofert z niepasującym produktem dostaniesz z powrotem.
- Punkt smarowania i typ węzła, na przykład łożysko toczne przenośnika taśmowego
- Temperatura pracy w stopniach Celsjusza, z uwzględnieniem rozruchu i komór chłodniczych
- Sposób mycia, czyli piana, gorąca woda, para, środki chemiczne
- Wymagana kategoria dopuszczenia i dokument, który ma otrzymać audytor
- Klasa NLGI zalecona w instrukcji maszyny, jeśli ją znasz
- Sposób podawania, smarownica ręczna, pompa czy centralne smarowanie
- Miesięczne zużycie w kilogramach i rodzaj opakowania, od tuby po wiadro lub beczkę
- Termin dostawy i miejsce rozładunku
Jakie dokumenty żądać od dostawcy
Oferta bez dokumentów to tylko cena. Poproś o kartę techniczną, kartę charakterystyki oraz dokument potwierdzający dopuszczenie H1. Dla zakładów pracujących według norm bezpieczeństwa żywności audytor zwykle pyta o ten dokument przy każdej kontroli, więc warto mieć go w teczce, zanim pierwsza beczka trafi na magazyn.
Sprawdź, czy nazwa produktu w dokumencie zgadza się dokładnie z nazwą w ofercie. Producenci mają rodziny produktów o podobnych nazwach, z których tylko część ma dopuszczenie. Jeśli coś się nie zgadza, dopytaj, zanim zamówisz.
Jak porównać oferty od kilku dostawców
Najczęstszy błąd to porównywanie cen opakowań o różnej wielkości. Przelicz wszystko na cenę za kilogram netto i dopiero wtedy zestaw wyniki. Do ceny dolicz koszt dostawy, minimalne zamówienie i czas realizacji, bo tańszy smar z dostawą po dwóch tygodniach może zatrzymać konserwację.
Drugi błąd to ocena samej ceny bez klasy produktu. Smar na oleju syntetycznym i smar na białym oleju mineralnym kosztują różnie, bo pracują w innych temperaturach i mają inną żywotność. Jeśli dwie oferty różnią się bazą, porównuj je tylko wtedy, gdy oba produkty spełniają Twoje warunki pracy. Dopiero potem patrzysz na koszt.
Przy zakupach regularnych zapytaj o cenę przy umowie ramowej na kilka miesięcy. Dostawca chętniej obniży stawkę za przewidywalny wolumen.
Umowę ramową z dostawcą możesz uzgodnić i podpisać elektronicznie z akceptacją po stronie zakupów i utrzymania ruchu, co skraca obieg dokumentów o kilka dni.
Czerwone flagi w ofercie
Uważaj na oferty, w których dostawca nie podaje producenta smaru albo pisze ogólnie, że produkt jest spożywczy. Nie wiadomo wtedy, czy dopuszczenie dotyczy tej konkretnej formulacji. Podejrzana jest też cena wyraźnie niższa od pozostałych bez wyjaśnienia, bo może oznaczać produkt bez dokumentów.
Zwróć uwagę na dostawców, którzy nie pytają o warunki pracy. Dobry sprzedawca zapyta o temperaturę i mycie, bo wie, że od tego zależy żywotność smaru. Brak pytań zwykle oznacza, że sprzeda to, co ma na magazynie.
Jak zrobić to w jednym kroku
Lube pozwala opisać węzeł i warunki pracy, dostać orientacyjny dobór klasy smaru, a następnie wysłać zapytanie do dostawców z danej kategorii. Odpowiedzi porównasz obok siebie, bez dzwonienia do dziesięciu hurtowni.
Wymagania i parametry opisaliśmy na stronie o smarze spożywczym NSF H1, a dobór klasy zaczniesz od formularza na stronie głównej. Dobór jest orientacyjny i należy potwierdzić go w karcie technicznej producenta oraz w dokumentacji maszyny.
Od czego zależy cena smaru spożywczego
Cena za kilogram zależy przede wszystkim od oleju bazowego. Smary na białym oleju mineralnym są zwykle tańsze od smarów na oleju syntetycznym PAO, które znoszą niższe i wyższe temperatury oraz dłużej zachowują właściwości. Jeśli linia pracuje w stałych, umiarkowanych warunkach, droższa baza syntetyczna nie zawsze się zwraca. W komorze mroźniczej albo przy piecu zwykle tak.
Na cenę wpływa też zagęszczacz, wielkość opakowania i wolumen zamówienia. Beczka kosztuje mniej za kilogram niż tuba do smarownicy, ale smar otwarty trzeba zużyć w rozsądnym czasie. Zamawiając większe opakowania, policz, ile realnie zużyjesz przed upływem terminu ważności, i dopiero wtedy porównaj stawki.
Policz wreszcie koszt całkowity, a nie tylko cenę zakupu. Smar o dłuższych interwałach dosmarowania oznacza mniej roboczogodzin konserwatorów i rzadsze zatrzymania linii. Dlatego dwie oferty o różnej cenie warto zestawić z deklarowaną żywotnością w Twoich warunkach, a nie tylko z kwotą na fakturze.
Pytania, które warto zadać przed pierwszym zamówieniem
Zapytaj, jaki jest termin ważności smaru od daty produkcji i jak powinien być przechowywany. Smary spożywcze trzymaj w zamkniętych opakowaniach, z dala od chemii myjącej i pyłu, najlepiej w osobnym, opisanym miejscu magazynu. Pomyłka konserwatora, który zamieni tubę H1 na zwykły smar, kosztuje więcej niż rok różnicy w cenie.
Zapytaj też o zamienniki. Jeśli produkt wskazany w instrukcji maszyny jest niedostępny, dostawca powinien zaproponować odpowiednik z tym samym dopuszczeniem, zbliżoną lepkością i zgodnością z uszczelnieniami. Zaproponowany zamiennik zawsze sprawdź w karcie technicznej, zanim wprowadzisz go do planu smarowania.
Na koniec ustal, kto przy dostawcy odpowiada za Twoje konto i jak szybko odpowie na pilne zamówienie po awarii. Przy liniach spożywczych przestój kosztuje zwykle więcej niż cały roczny zakup smarów, dlatego szybkość reakcji bywa ważniejsza niż różnica kilku złotych na kilogramie.
Po pierwszej dostawie sprawdź, czy etykiety i dokumenty zgadzają się z ofertą, i dopisz produkt do planu smarowania z numerem partii. Takie zapisy ułatwiają audyt i pozwalają szybko zidentyfikować środek, gdyby w punkcie pojawił się problem z jakością. Powtarzalny zakup z jednym sprawdzonym dostawcą zajmuje potem kilka minut.